PPID Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang dan PertanahanProvinsi Kepulauan Riau
I. SEJARAH PEMBENTUKAN PPID
Pembentukan PPID didasarkan pada UU No.14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Setiap badan publik, seperti Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang dan Pertanahan Provinsi Kepulauan Riau yang wajib menyediakan informasi yang transparan kepada masyarakat.
PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang dan Pertanahan Provinsi Kepulauan Riau merupakan PPID Pembantu yang dibentuk pada Tahun 2019, sebagai respons terhadap kebutuhan akan transparansi dan keterbukaan informasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau yang beralamat di Pusat Pemerintahan Provinsi Kepulauan Riau Bandar Seri Kota Piring Kawasan Perkantoran Sultan Mahmud Riayat Syah, Gedung C1 Lt.1 Pulau Dompak.
Pembentukan ini ditandai dengan penerbitan Keputusan yang secara resmi menunjuk pejabat yang bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi di Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang dan PertanahanProvinsi Kepulauan Riau
II. PENGERTIAN PPID
a. PPID
PPID Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik yang berfungsi sebagai pengelola dan penyampai dokumen yang dimiliki oleh badan publik sesuai dengan amanat UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Dengan keberadaan PPID maka masyarakat yang akan menyampaikan permohonan informasi lebih mudah dan tidak berbelit karena dilayani lewat satu pintu. Fungsi utama PPID adalah memastikan informasi publik yang dikelola oleh badan publik dapat diakses dengan cepat, tepat, dan mudah oleh masyarakat luas, dengan prinsip dasar bahwa setiap informasi bersifat terbuka kecuali ada pengecualian yang sangat terbatas dan ketat.
b. PPID Utama
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik. PPID Utama di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau adalah Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kepulauan Riau
c. PPID Pembantu
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu (PPID Pembantu) adalah pejabat yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai PPID pada Satuan Organisasi Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah. Dinas Pekerjaan Umum Penataan Ruang dan Pertanahan Provinsi Kepulauan Riau merupakan salah satu PPID Pembantu di Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau
III. TUGAS DAN FUNGSI PPID
a. Tugas dan Fungsi Utama PPID
1. Pengelolaan Informasi Publik: Mengelola seluruh informasi dan dokumentasi yang dimiliki oleh badan publik;
2. Pelayanan Informasi: Menyediakan dan melayani permintaan informasi dari masyarakat secara mudah dan transparan melalui satu pintu;
3. Pendokumentasian: Mengkoordinasikan pendokumentasian seluruh informasi, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik;
4. Penetapan Kebijakan: Menetapkan kebijakan dalam layanan informasi publik di badan publik tersebut.
b. Tugas dan Fungsi Utama PPID Utama:
1. Penyusunan dan Pelaksanaan Kebijakan:Menyusun dan melaksanakan kebijakan serta strategi teknis terkait pelayanan informasi dan dokumentasi publik di suatu badan publik;
2. Koordinasi dan Konsolidasi: Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan informasi publik dari PPID Pembantu;
3. Verifikasi dan Pengujian Konsekuensi:Melakukan verifikasi dokumen informasi publik serta melakukan pengujian konsekuensi terhadap informasi yang akan dikecualikan agar layak dipublikasikan;
4. Pengelolaan Daftar Informasi Publik (DIP): Mengelola, memelihara, dan memutakhirkan DIP agar informasi publik yang dapat diakses masyarakat lebih mudah ditemukan;
5. Penyediaan Informasi: Menyediakan informasi publik secara efektif dan efisien agar dapat diakses oleh masyarakat sesuai dengan peraturan yang berlaku;
6. Pembinaan dan Pengawasan: Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring terhadap pelaksanaan kebijakan informasi oleh PPID Pelaksana atau Pembantu;
7. Penyusunan Laporan: Menyusun laporan tahunan penyelenggaraan layanan informasi publik yang disampaikan kepada atasan PPID dengan tembusan pembina
c. Tugas dan Fungsi PPIP Pembantu:
Pengklasifikasian informasi yang terdiri dari :
1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;
3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat;
4. Informasi yang dikecualikan.
1. Mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;
2. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi yang ada dilingkungannya kepada publik
3. Melakukan verifikasi bahan informasi publik yang ada di lingkungannya;
4. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi yang ada dilingkungannya;
5. Menyediakana informasi dan dokumentasi yang ada di lingkungannya untuk akses oleh Masyarakat;
6. Melakukan inventerisasi informasi yang dikecualikan untuk disampaikan kepada PPID Utama;
7. Memberikan laporan tentang pengelolaan informasi yang ada di lingkungannya kepada PPID Utama secara berkala;
IV. KEWAJIBAN BADAN PUBLIK
Berdasarkan Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Badan Publik mempunyai kewajiban yaitu:
1. Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan;
2. Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan;
3. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2, Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah;
4. Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;
5. Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keamanan Negara;
6. Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1 sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik
V. STANDAR LAYANAN INFORMASI PUBLIK
Berdasarkan Pasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010, Standar Layanan Informasi Publik yaitu:
1. Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik;
2. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;
3. Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya;
4. Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5. Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;
6. Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;
7. Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola;
8. Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;
9. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan;
10. Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi, dan;
11. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.
VI. Visi dan Misi PPID Pelaksana
Visi:
“Terwujudnya layanan informasi publik yang transparan, cepat, mudah, akurat, dan akuntabel untuk mendukung keterbukaan informasi serta peningkatan kualitas pelayanan publik.”
Misi:
1. Menyediakan informasi publik yang akurat, mutakhir, dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Meningkatkan kualitas pelayanan informasi melalui layanan yang cepat, mudah, transparan, dan responsif.
3. Mendorong keterbukaan informasi publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Meningkatkan pengelolaan dan dokumentasi informasi secara tertib, sistematis, dan berbasis teknologi informasi.
5. Meningkatkan kapasitas dan profesionalisme PPID Pelaksana dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik.
6. Mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik melalui transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi masyarakat.
Surat Keputusan Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau
Surat Keputusan Tim Pertimbangan dan Petugas Pelayanan Informasi Publik Provinsi Kepulauan Riau Tahun 2026